SecuRooms – Virtuelle Datenräume UMG intern¶
Zielgruppe: Berechtigte UMG-Mitarbeitende
Das Erstellen von SecuRooms ist kostenpflichtig und muss über ein IT-Support-Ticket beantragt werden. Die Kosten werden intern verrechnet. Das Beitreten zu einem bestehenden SecuRoom ist für alle eingeladenen Personen möglich — auch ohne eigene Berechtigung zur Raumerstellung.
Was ist ein SecuRoom?¶
Ein SecuRoom ist ein dauerhafter, gemeinsamer Bereich für den sicheren Dateiaustausch zwischen mehreren Beteiligten. Im Gegensatz zu einer Zustellung (einmalige Übertragung) ermöglicht ein SecuRoom den kontinuierlichen Austausch über einen längeren Zeitraum — ideal für die Zusammenarbeit in Projekten.
| Zustellung (SecuMail) | SecuRoom | |
|---|---|---|
| Dauer | Einmalig, läuft nach 30 Tagen ab | Dauerhaft, solange der Raum aktiv ist |
| Beteiligte | absendende → empfangende Person | Mehrere Mitglieder gleichzeitig |
| Typischer Einsatz | Dokument übergeben | Projektbezogener Datenaustausch |
| Navigation | SecuMails | SecuRooms |
Zugriffsrollen¶
Jedem Mitglied eines SecuRooms wird eine Rolle mit definierten Berechtigungen zugewiesen:
| Rolle | Dateien ansehen | Dateien hochladen & bearbeiten | Mitglieder verwalten | Raum verwalten |
|---|---|---|---|---|
| Betrachter | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Bearbeiter | Ja | Ja | Nein | Nein |
| Administrator | Ja | Ja | Ja | Teilweise |
| Besitzer | Ja | Ja | Ja | Ja |
Lizenzfreie Nutzung
UMG-Mitarbeitende können SecuRooms als Betrachter ohne eigene Lizenz nutzen. Externe Gäste können zusätzlich in der Bearbeiter-Rolle ohne Lizenz mitarbeiten.
SecuRoom beantragen¶
Da SecuRooms kostenpflichtig sind und intern verrechnet werden, erfolgt die Einrichtung über den IT-Support:
- Öffnen Sie ein IT-Support-Ticket mit folgenden Angaben:
- Projektname und kurze Beschreibung
- Kostenstelle für die interne Verrechnung
- Der IT-Support richtet den SecuRoom ein und sendet Ihnen eine Bestätigung
- Nach der Einrichtung können Sie Mitglieder direkt selbst einladen
Mitglieder einladen¶
- Klicken Sie in der Navigation auf SecuRooms und öffnen Sie den gewünschten Raum
- Klicken Sie oben auf „+ Einladen"
- Geben Sie im Dialog „Datenraum freigeben" die E-Mail-Adresse oder den Nutzernamen ein
- Wählen Sie eine Zugriffsrolle aus dem Dropdown
- Klicken Sie auf „Freigeben" — externe Personen erhalten automatisch einen Gast-Account
SecuRoom beitreten¶
- Klicken Sie auf den Einladungslink in der E-Mail
- Melden Sie sich an oder erstellen Sie einen Gast-Account
- Bei Ende-zu-Ende-verschlüsselten Räumen: Geben Sie Ihren SecuPass ein
- Sie befinden sich nun im Raum und können Dateien einsehen oder bearbeiten (je nach Rolle)